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Werkzeug zum Mitnehmen

Der Excel-Scanner

Er zählt, was Ihnen sonst niemand sagen kann: wie viele Excel-Tabellen in Ihrem Haus liegen, welche davon noch leben und welche seit Jahren niemand mehr angefasst hat. Ein kleines Programm für Windows, das Sie einmal starten und danach vergessen können.

  • Liest nur. Es ändert, verschiebt und löscht keine einzige Datei.
  • Sendet nichts. Es öffnet keine Verbindung ins Internet.
  • Sieht nicht hinein. Zellinhalte werden nie gelesen, nur der Aufbau.

Was am Ende dasteht

Eine Zahl, die in jedem Unternehmen für Stille sorgt:

  Ergebnis
  --------
  Excel-Dateien gefunden         18.432
  davon aktiv                     2.247
  vermutlich leer                 4.901
  seit 12 Monaten unberuehrt     11.284
  mit Makros                        318

Beispielzahlen aus einem Mittelständler mit 80 Mitarbeitern. Ihre werden anders aussehen — aber selten kleiner.

In drei Schritten

  1. 1

    Herunterladen

    Eine Datei, rund 40 Kilobyte, nichts wird installiert. Sie landet in Ihrem Download-Ordner und heißt Excel-Scan.ps1. Dort kann sie liegen bleiben — das Ergebnis entsteht später daneben.

    Zum Herunterladen bitte zuerst in der Landkarte freischalten — danach kommen Sie hierher zurück.

  2. 2

    Starten

    Rechtsklick auf die Datei, dann „Mit PowerShell ausführen". Ein schwarzes Fenster geht auf und zählt mit. Lassen Sie es laufen — es darf Stunden dauern, und Sie können in der Zwischenzeit weiterarbeiten.

    Am Ende bleibt das Fenster stehen und zeigt Ihnen die Zahlen und den vollständigen Pfad zur Ergebnisdatei. Mit O öffnet sich der Ordner, jede andere Taste schließt das Fenster.

    Windows sagt, das Skript sei blockiert

    Das passiert bei jeder heruntergeladenen Datei und bedeutet nicht, dass etwas nicht stimmt. Zwei Wege, beide ohne Eingriff in Ihre Systemeinstellungen:

    Der einfache: Rechtsklick auf die Datei → Eigenschaften → unten bei „Sicherheit" den Haken bei Zulassen setzen → OK. Danach noch einmal starten.

    Der andere: Ein PowerShell-Fenster im Download-Ordner öffnen und eingeben:

    powershell -ExecutionPolicy Bypass -File .\Excel-Scan.ps1

    Das gilt nur für diesen einen Aufruf. An den Einstellungen Ihres Rechners ändert sich nichts.

    Erst einmal nur einen Ordner ausprobieren

    Wenn Sie es lieber klein anfangen: Das Skript durchsucht auf Wunsch nur einen einzigen Ordner.

    .\Excel-Scan.ps1 -NurPfade -Pfade "D:\Projekte"
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    Einlesen

    Am Ende liegt eine Datei neben dem Skript, also in dem Ordner, aus dem Sie es gestartet haben — in aller Regel Ihr Download-Ordner. Sie heißt excel-landkarte-scan.json. Die ziehen Sie in der Landkarte in das Feld Import — oder wählen sie über Datei wählen aus.

    Das Skript nennt den vollständigen Pfad zweimal: gleich zu Beginn und noch einmal am Ende. Mit O öffnet es Ihnen den Ordner.

    Danach stehen Ihre Tabellen auf der Karte, erst einmal grau und noch zu bewerten. Was der Scanner sicher weiß, hat er schon ausgefüllt: wo die Tabelle liegt und ob Makros darin stecken. Den Rest — wer sie pflegt, wer sie braucht, was passiert, wenn sie weg ist — ergänzen Sie selbst. Das sind die Fragen, die kein Programm beantworten kann.

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Zum Mitlesen

Ihre IT darf das Skript prüfen, bevor es läuft — dafür ist es geschrieben: ausführlich kommentiert, ohne Kunstgriffe, in der Sprache, in der es auch ausgeführt wird. Hier steht es vollständig.

Der Quelltext erscheint nach der Freischaltung.

Häufige Fragen

Wo landet die erzeugte Datei?

Neben dem Skript — in demselben Ordner, aus dem Sie es gestartet haben. Laden Sie das Skript herunter und starten es im Download-Ordner, liegt die Datei anschließend ebenfalls dort.

Das Skript nennt den vollständigen Pfad zweimal: gleich zu Beginn unter „Wohin das Ergebnis kommt" und noch einmal am Ende. Mit O öffnet es Ihnen den Ordner.

Daneben entsteht eine zweite Datei mit der Endung .log. Darin steht alles, was im Fenster stand — auch dann, wenn etwas schiefgegangen ist.

Darf an dieser Stelle nichts abgelegt werden, etwa weil das Skript auf einer Netzfreigabe liegt, weicht es auf Ihren Schreibtisch aus und sagt es Ihnen. Geprüft wird das vor dem Suchen — nicht erst nach einer Stunde.

Was genau macht das Skript?

Es geht Ihre Laufwerke durch und merkt sich zu jeder Excel-Datei: Name, Ordner, Größe, wann sie erstellt und wann sie zuletzt geändert wurde. Dann sieht es in den Aufbau der Datei: Wie viele Tabellenblätter gibt es, wie groß ist der benutzte Bereich, gibt es Verknüpfungen zu anderen Mappen, stecken Makros darin.

Was in den Zellen steht, liest es nicht. Es kann es auch nicht — es öffnet die Datei gar nicht als Tabelle, sondern sieht nur in ihr Inhaltsverzeichnis.

Muss ich etwas installieren?

Nein. PowerShell ist seit Jahren Teil von Windows. Das Skript ist eine Textdatei, die Windows ausführen kann — mehr braucht es nicht.

Wie lange dauert das?

Auf einem gewöhnlichen Rechner einige Minuten. Mit mehreren Netzlaufwerken kann es Stunden dauern. Das ist in Ordnung: Starten Sie es vor der Mittagspause und sehen Sie danach nach.

Wenn es Ihnen zu lange dauert, lassen Sie die Netzlaufwerke weg: .\Excel-Scan.ps1 -OhneNetzlaufwerke

Sieht jemand bei uns, was ich finde?

Nein. Das Skript schreibt genau eine Datei auf Ihren Schreibtisch und schickt nichts irgendwohin. Auch wenn Sie die Datei danach in die Landkarte laden, bleibt sie in Ihrem Browser — wir sehen sie nicht.

Geben Sie Ihre Landkarte an Kollegen weiter, entfernen wir dabei Ihren Benutzernamen aus den Dateipfaden.

Was ist mit OneDrive und SharePoint?

Synchronisierte Ordner findet das Skript von allein. Dateien, die nur als Platzhalter auf Ihrem Rechner liegen und erst beim Öffnen aus der Cloud geholt würden, rührt es nicht an — sonst lädt ein Scan Ihre halbe Cloud herunter. Von solchen Dateien merkt es sich nur Name, Größe und Datum und schreibt dazu, dass es nicht hineinsehen konnte.

Darf unsere IT das vorher prüfen?

Unbedingt. Der vollständige Quelltext steht oben auf dieser Seite. Er ist dafür geschrieben: deutsch kommentiert, ohne Verschleierung, und er tut nichts, was man ihm nicht ansieht.

Das Skript ist nicht digital signiert. Für diese Fassung haben wir darauf bewusst verzichtet — Sie können stattdessen hineinsehen.

Was kostet das?

Nichts. Es gehört zum Vortrag. Wenn Sie danach wissen wollen, wie aus der dringendsten Tabelle eine Anwendung wird, sprechen Sie uns an — darum geht es im Workshop Excel to App.

Fragen zum Werkzeug?

GLAESS Software & Automation GmbH
Im Ballenmoos 30, 88339 Bad Waldsee
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